Вместо увод
Законодателството позволява на работодателя да създава и съхранява документи, свързани с трудовите договори чрез информационна система или просто казано – на работодателя е предоставена възможност да въведе електронни документи в трудовите досиета на служителите.
Освен необходимото техническо обезпечение, въвеждането на електронните документи в трудовото досие се предхожда от промяна в Правилника за вътрешен трудов ред.
Правилникът за вътрешния трудов ред се променя по реда на неговото приемане – след провеждане на предварителни консултации с представителите на синдикалните организации в предприятието и с представителите на работниците и служителите по чл. 7, ал. 2 от Кодекса на труда.
Започваме. Пригответе се, ще бъде дълго.
Общи условия при въвеждане на електронните документи в трудово досие
• Разходите за изграждане, поддръжка и използване на системата са за сметка на работодателя;
• Работодателят няма право да откаже да получи документ на хартиен носител от служител. Документи, представени на хартиен носител, могат да бъдат включени в досието на служителя чрез сканирането или заснемането им във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхраняването им. Пълното и точно съответствие на заснетото електронно изображение с хартиения документ се удостоверява с квалифициран електронен подпис от лицето, извършило операцията, а на хартиен носител – със саморъчен подпис;
• Работодателят уведомява служителя при създаване и съхраняване на електронни документи в трудовото досие, по начин и ред, определени в Правилника за вътрешния трудов ред;
• Работодателят осигурява на служителя непрекъснат и безплатен достъп до електронните документи от трудовото му досие.
Информационна система за създаване и съхранение на електронни документи в трудовите досиета
• Информационната система трябва да предоставя възможности за:
1. Отчитане и удостоверяване на времето за настъпване на факти с правно значение с точност до година, дата, час, минута и секунда с квалифицирано удостоверение за време;
2. Създаване на историческа справка за всички движения, свързани с въвеждане на документи в трудовото досие, както и извършените операции;
3. Идентификация на лицата и електронните адреси, от които са извършвани операциите по т. 2;
4. Проследяване на историята на разпечатани и предоставени преписи на електронните документи в трудовото досие на хартиен носител;
5. Връзка с всички поделения на работодателя за регистриране на подадените към тях документи;
6. Приемане и изпращане на документи чрез електронна препоръчана поща, подписана с електронен подпис;
7. Изготвяне и обмен в електронен формат на запитвания, информация или документи.
• Функционалните характеристики на информационната система не трябва да допускат промени във факта на получаване на документи по електронен път и/или тяхната последователност. Работодателят осигурява поддържането на информационните системи по начин, който не позволява случайно или незаконно унищожаване на документи и данни в нея и не позволява неправомерен достъп, промяна или разпространение;
• Работодателят трябва да осигури механизъм за двуфакторна идентификация при достъп до системата. Легална дефиниция на „двуфакторна идентификация“ е „система за предоставяне на достъп до информационна система, предоставяща потвърждение на самоличността на потребителя през второ устройство или през едно устройство, но през втори канал от този на реализацията на достъп.”.
Механизмът за предоставяне на двуфакторна идентификация е законово определен като „набор от софтуер и хардуер, осигуряващи двуфакторна идентификация“;
• Всяко действие в системата се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат.
Видове електронни документи
На практика всеки документ, свързан с трудовото правоотношение, може да бъде създаден и съхраняван по електронен път – едностранни документи, създадени от работодателя; едностранни документи, създадени от служителя; документи, за които се изисква съгласието на двете страни документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение; други данни и информация относно трудовото правоотношение.
Документите, представени на хартиен носител могат да бъдат включени в трудовото досие на работника или служителя чрез тяхното електронно заснемане или сканиране във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхраняването им.
Уточняването на документите, които ще се създават и/или съхраняват като електронни документи в трудовото досие, се извършва в Правилника за вътрешния трудов ред.
Създаване на електронни документи за трудовото досие
Създаването на електронните документи за трудовото досие следва да се извърши в съответствие с изискванията на Регламент (ЕС) 910/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 23 юли 2014 г. и на местното българско законодателство.
Могат да се използват три вида електронни подписи:
• електронен подпис;
• усъвършенстван електронен подпис и
• квалифициран електронен подпис.
Видът на електронния подпис, който се използва от служителите за създаване на електронни документи, се определя в Правилника за вътрешния трудов ред.
За електронния подпис
Квалифицираният електронен подпис има по-висока степен на защита от електронния и усъвършенствания електронен подпис и е равен на саморъчния подпис. Правната сила на електронния подпис и на усъвършенствания електронен подпис е еквивалентна на тази на саморъчния подпис само когато това е изрично уговорено между страните.
Основното правило е, че служителят подписва електронните документи с електронен подпис в съответствие с изискванията на закона и договора с работодателя, а когато работодателят изисква от служителя да използва квалифициран електронен подпис, той е длъжен да осигури механизъм за подписване. за своя сметка. Така че при използване на електронен или усъвършенстван електронен подпис, за да има силата на саморъчен подпис, това трябва да е изрично договорено между работодателя и служителя. Това може да стане в трудовия договор, чрез анекс към трудовия договор или по друг начин.
Създадените от работодателя документи винаги се подписват с квалифициран електронен подпис.
Когато електронните документи са създадени едностранно от работодателя или са документи, за които е необходимо съгласието на двете страни, в тях се посочват: авторът на документа, работодателят и основанието за упълномощаване на автора, когато той е различен от работодателя.
Изпращане на електронни изявления
Работодателят и всеки един служител дават изрично писмено съгласие да бъдат адресати на електронни изявления относно факти и обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение.
Съгласие може да се даде с трудовия договор; чрез подписване на допълнително споразумение или чрез писмено уведомление от едната до другата страна. Важно е това съгласие да бъде дадено в писмен вид.
Изпращането и получаването на електронни документи се извършва чрез услуга за електронна препоръчана поща, която дава възможност за доказване на доставката на всяко съобщение.
Основно правило е електронното изявление да се счита за получено с постъпването му в посочената от адресата информационна система.
Ако адресатът не е посочил конкретна информационна система, изявлението се получава чрез въвеждането му в която и да е информационна система на адресата, а ако адресатът не разполага с информационна система – чрез изтеглянето му от адресата от информационната система, в която е е получено изявление.
Не се изисква потвърждението за получаване на електронно изявление, за да се счита за получено от адресата, освен ако страните не са уговорили друго.
При уговорено потвърждение електронното изявление се счита за получено с изпращане на потвърждение от адресата за получаването му. Независимо кога е отворено съобщението, съдържанието му се счита за известно на адресата от датата на получаване, съответно изтегляне на електронния документ.
Автор: Адв. Радостина Янева
Тази публикация не представлява правно становище или правен съвет, свързан с конкретна ситуация или конкретен субект и не претендира за изчерпателност.
Ако тази публикация ви е харесала или я намирате за полезна, споделете я в социалните мрежи.
За консултация може да се запишете на посочените телефон, адрес или форма за контакт.