Единен електронен трудов запис, познат като електронна трудова книжка
На 01.06.2025 г. влизат в сила промени в Кодекса на труда, касаещи въвеждането на единния електронен трудов запис и регистъра на заетостта, които ще засегнат всички работодатели, работници и служители.
С влизането в сила на тези промени хартиената трудова книжка вече няма да се използва и ще бъде заместена от единен електронен трудов запис. Трудовата книжка на хартия обаче продължава да има силата на официален удостоверителен документ, така че след надлежното й оформяне и връщане на служителя, се съхранява.
Какво представлява единният електронен трудов запис?
Единният електронен трудов запис е електронен документ, който, след влизане в сила на законовите промени, ще съдържа данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя и е официален удостоверителен документ.
Всеки работник или служител ще има единен електронен трудов запис, който ще се състои от подадените за него електронни трудови записи. Този единен електронен трудов запис ще замести хартиената трудова книжка и заради това е по-известен като електронна трудова книжка.
Регистър на заетостта
Регистърът на заетостта ще обединява единните електронни трудови записи на работниците и служителите по Кодекса на труда и на държавните служители по Закона за държавния служител.
Кой прави вписванията на данни в единния електронен трудов запис?
Вписванe, коригиране и заличаване на данни в единния електронен трудов запис се извършва от:
- работодателя или упълномощено от него лице;
- от орган по назначаването или от определено от него длъжностно лице и
- длъжностно лице от Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“.
Вписването, коригирането и заличаване на данните ще се извършва чрез електронни трудови записи, които ще бъдат подавани във файлов формат, утвърден със заповед на изпълнителния директор на НАП. Подаването им ще става по електронен път с КЕП през портала за електронни услуги на НАП. Електронните трудови записи могат да бъдат подавани и на електронен носител с придружително писмо съгласно Приложение № 4 към Наредбата за вписване в регистъра на заетостта като достоверността на информацията ще се доказва с подписа върху придружителното писмо.
Срокове за извършване на вписванията
Нов трудов договор
Работодателят подава електронен трудов запис в тридневен срок от сключване на трудовия договор. Както и до момента, това се случва преди постъпване на работа на работника или служителя. След вписване на трудовия договор работодателят ще получи протокол с вписаните данни, копие от който протокол работодателят предоставя на работника или служителя преди постъпване му на работа.
Промяна в трудов договор
В тридневен срок се заявява за вписване и промяна в трудовия договор като са разширени видовете промените в трудовите договори, които ще се вписват в регистъра на заетостта. Работодателите ще подават електронен трудов запис при промяна на:
- основанието на трудовия договор;
- срока на договора, когато е уговорен такъв;
- размера на основното трудово възнаграждение;
- кода на заеманата длъжност по НКПД;
- мястото на работа;
- продължителността на работното време;
- уговорения платен годишен отпуск
Прекратяване на трудов договор
Срокът е както досега – прекратяването се заявява за вписване в 7-дневен срок.
Други обстоятелства, подлежащи на вписване
Наредбата за вписване в регистъра на заетостта урежда нови хипотези, при които работодателите ще правят вписвания. Работодателите ще трябва да впишат в 7-дневен срок следните обстоятелства:
- изплащане на обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 3 и/или ал. 3 от Кодекса на труда – това са обезщетения при прекратяване поради болест и за прекратяване след придобито право на пенсия при определен стаж при работодателя;
- влизане в сила на съдебно решение, с което се: 1. установява продължителността на трудов стаж; 2. признава за незаконно уволнението на работника или служителя; 3. поправя се основанието за прекратяване на трудовото правоотношение.
Работодателите ще подават електронен трудов запис относно вписване на някое от следните обстоятелства в 10-дневен срок, считано от:
- вписването в търговския регистър или обнародването в „Държавен вестник“ – в случаите по чл. 123, ал. 1 от Кодекса на труда;
- сключване или прекратяване на договора за отдаване на предприятието или част от него под наем или аренда, както и при възлагане на концесия в случаите по чл. 123а, ал. 1 и 4 от Кодекса на труда;
- фактическа промяна на работодателя извън горните случаи;
- промяна на ЕИК по регистър БУЛСТАТ/ЕИК по Закона за търговския регистър и регистъра на ЮЛНЦ, служебен номер, издаден от НАП, без да се променя работодателя.
Какво ще съдържа единният електронен трудов запис?
Единният електронен трудов запис, който ще замести трудовата книжка, ще съдържа следните данни и информация:
- имената на работника или служителя;
- личния идентификатор на работника или служителя;
- идентификатора и името на работодателя;
- основанието на трудовия договор;
- датата на сключване на трудовия договор и началото на неговото изпълнение;
- срока на договора, когато е уговорен такъв;
- датата на сключване на допълнителни споразумения;
- датата и основанието за прекратяване на трудовото правоотношение;
- размера на основното трудово възнаграждение;
- кода на заеманата длъжност по НКПД;
- кода на основната икономическа дейност, в която лицето е заето, съгласно Класификацията на икономическите дейности, утвърдена от НОИ;
- кода на населеното място на местоработата на работника или служителя по ЕКАТТЕ;
- продължителността на работното време;
- продължителността на времето, което се признава за трудов стаж, както и на времето, което не се признава за трудов стаж;
- изплатено обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 2 и 3;
- запорни съобщения, предвидени в чл. 512, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс;
- уговорения платен годишен отпуск;
- дните използван платен годишен отпуск, полагащ се за годината на прекратяването на правоотношението.
Достъп до данните в единните електронни трудови записи
Достъпът до данните в електронната трудова книжка ще се предоставя от НАП само на определени лица:
- работникът или служителят до данните, които се намират в неговата електронна трудова книжка (единен електронен трудов запис);
- родителите, настойниците и попечителите на работници или служители до 18-годишна възраст – за данните, налични за тях;
- работодателя
Работодателят ще има различни нива на достъп:
- Пълен достъп до подадените от него данни в единните електронни трудови записи за лицата, които са негови работници или служители
- Ограничен достъп до данни от единните електронни трудови записи на негови работници или служители, подадени от предходни работодатели – работодателят ще може да вижда всичко, което се съдържа в електронната трудова книжка, вписано от предишен работодател, с изключение на данните за размера на трудовите възнаграждения и обезщетения;
- Ограничен достъп за данни за трудов стаж, когато лицето участва в конкурс за заемане на длъжност и има съгласието на кандидата.
Задължения на работодателите за оформяне на трудовите книжки
В срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. работодателите оформят трудовите книжки на работниците и служителите, като в трудовата книжка с цифри и думи се записва продължителността на трудовия стаж, положен от работника или служителя при него към 1 юни 2025 г., подписва се от главния счетоводител и от работодателя, като се подпечатва с печата му, ако разполага с такъв. След оформянето и трудовата книжка се връща незабавно на работника или служителя.
Трудовата книжка, издадена преди влизането в сила на тези промени, е официален удостоверителен документ за вписаните в нея обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя.
Когато след 1 юни 2025 г. трудовата книжка е изгубена или унищожена, съответната дирекция “Инспекция по труда” издава нова и вписва данни за трудовия стаж, придобит преди 1 юни 2025 г., въз основа на писмено заявление-декларация на работника или служителя, към което се прилагат удостоверения от работодателите, при които е работил, и други оригинални документи, съдържащи тези данни.
Автор: Радостина Янева, адвокат трудово право и медиатор.
Тази публикация не представлява правно становище или правен съвет, свързан с конкретна ситуация или конкретен субект и не претендира за изчерпателност. Ако тази публикация ви е харесала или я намирате за полезна, споделете я в социалните мрежи.
За консултация по трудово право или за медиация може да се запишете на посочените телефон, адрес или форма за контакт.